La Circulaire administrative n° 33 intitulée « Missions », approuvée par la Directrice générale sur la recommandation, après examen, du Comité de concertation permanent formulée par procédure écrite le 26 novembre 2019 est désormais disponible depuis le lien suivant : https://cds.cern.ch/record/2703986.

La nouvelle circulaire annule et remplace la Circulaire administrative n° 19 (Rév. 3), datant d'avril 2003, intitulée « Indemnité de subsistance - Autres frais nécessités par une mission ».

Elle a pour objet d'énoncer les conditions et la procédure applicables à l'autorisation, l'organisation et l'exécution d'une mission, y compris au paiement ou au remboursement des frais de transport et d'hébergement y relatifs. Elle précise également les modalités de paiement de l'allocation journalière de voyage, qui sert à couvrir les frais d'hébergement, les frais de repas et les frais divers. Les nouvelles règles ont pour objet de rationaliser l'administration et le remboursement des frais de mission.

Il est à noter que, si la circulaire entre en vigueur en janvier 2020, les outils et processus associés seront mis en place progressivement. Les principaux changements à porter à l'attention de tous les membres du personnel sont les suivants :

1) Avant toute réservation, il est nécessaire de faire une demande d'autorisation de mission dans EDH ; cette règle est valable aussi pour les membres du personnel associés.

2) La réservation du moyen de transport doit dans tous les cas se faire, soit au moyen de l'outil de réservation en ligne du CERN, soit via l'agence de voyages du CERN, CWT. Au cours de la première phase, le nouvel outil en ligne sera accessible uniquement aux personnes chargées d'organiser les voyages et aux responsables départementaux des voyages. Dans une phase ultérieure, l'outil sera disponible pour toutes les personnes envoyées en mission, et sera utilisé pour réserver leur moyen de transport et leur hébergement.

3) Il n'est plus nécessaire de joindre les justificatifs papier originaux ; ceux-ci peuvent être scannés et joints à la demande dans EDH au retour de la mission. Ils doivent toutefois être conservés au moins jusqu'à ce que le traitement de la demande soit terminé.

4) Un nouveau rôle, celui de « responsable départemental des voyages » a été créé ; il y aura ainsi un point de contact centralisé dans chaque département.

5) Le département FAP procédera au contrôle et au traitement des demandes de paiement pour toutes les missions dont la date de retour se situe en 2020. Les demandes de paiement relatives à des missions entreprises en 2019 continueront à être contrôlées initialement par le département HR, puis transmises au département FAP, selon la pratique habituelle.

Pour plus de précisions, les membres du personnel sont invités à consulter l'Admin e-guide (les pages pertinentes devraient être disponibles en janvier 2020) : https://admin-eguide.web.cern.ch/procedure/missions-janvier-2020.

Le département FAP reste à votre disposition pour répondre à toute question à l'adresse suivante : claims.office@cern.ch.