Aux utilisatrices et utilisateurs d’INDICO,

Aux gestionnaires des salles de réunion et de conférences,

Suite aux problèmes récurrents de disponibilité de salles de réunion signalés par de nombreux utilisateurs, le Directeur des Finances et Ressources Humaines (FHR) a mandaté le Space Management Forum (SMF) pour étudier et proposer des améliorations du système de gestion des réservations et répondre ainsi à l’augmentation des besoins.

Après étude des statistiques du taux d’occupation des salles de réunion et de conférences sur l’ensemble du CERN, des recommandations ont été formulées par le SMF et approuvées par la Direction. Les mesures suivantes seront donc mises en place d’ici la fin du mois d’avril 2017, notamment :

• toutes les salles de réunion, sans exception, devront apparaître dans INDICO et la réservation des salles ne pourra se faire que par l’intermédiaire de ce système ;
• tout utilisateur pourra réserver ou pré-réserver une salle sans restriction ; les ‘groupes autorisés’ sont donc supprimés ;
• afin d’optimiser l’utilisation des salles, un rappel des réservations futures sera envoyé au créateur de la demande ainsi qu’à l’utilisateur final pour toute annulation éventuelle ;
• les réservations de toutes les salles seront limitées à 1 an (sauf rares exceptions pour des évènements de grande ampleur) ;
• un guide simple et pratique d’utilisation d’INDICO sera disponible en ligne sur le site des réservations.

Dans cette optique, le rôle du ‘modérateur’ (personne ou e-group gestionnaire d’une salle ayant tous les droits sur les réservations) a été précisé. Pour toutes les salles qui aujourd’hui ne nécessitent pas de pré-réservation, une demande est validée automatiquement par le système. Si une demande déclenche par contre une pré-réservation, celle-ci sera en principe acceptée dans un délai relativement rapide par le modérateur ou gérée de façon à optimiser l’usage de la salle. Dans les deux cas, qu’une pré-réservation soit demandée ou pas, le modérateur pourra intervenir en cas de conflit non résolu entre les parties. De plus, le modérateur aura le droit de faire les réservations qu’il juge utiles selon les besoins de son service.

Nous vous informons également qu’un travail important de mise à jour de l’outil INDICO est en cours par le département IT afin de le rendre plus rapide et convivial, et encore plus efficace.

Pour toute information complémentaire, les gestionnaires de l’espace de vos départements restent à votre disposition.

Nous comptons sur votre compréhension et votre aide.

Cristiana Colloca
Chairperson du Space Management Forum (SMF)