Au CERN, de nombreuses personnes utilisent Google Docs pour leurs activités professionnelles. Pour leur offrir un environnement sécurisé et éviter les problèmes liés au stockage de données et à la propriété, le CERN a souscrit un abonnement à Google Workspace. Ainsi, il sera désormais possible d’accéder à l’application Google Docs du CERN en utilisant le portail d’authentification unique (SSO). Naturellement, il sera toujours possible de conserver un compte Google personnel distinct en utilisant une adresse électronique différente de celle du CERN. Le département IT offrira de l’aide aux personnes souhaitant transférer des documents de leur compte Google Docs personnel au nouvel environnement géré par le CERN.
Après une phase pilote prolongée, le nouveau service Google Workspace administré par le CERN est désormais disponible aux membres du personnel employés (MPE) et aux membres du personnel associés (MPA). Par défaut, la seule application activée pour les comptes Google gérés par le CERN est Google Docs, étant donné que le service est principalement axé sur l’édition de documents en temps réel. Pour des raisons pratiques, il est possible d’ajouter des applications (via des « lots ») depuis le portail Workspace du CERN. Cliquez ici pour accéder à la description des lots.
Afin de protéger vos données, les comptes Google liés au CERN sont soumis à des limitations pouvant empêcher l’ajout de certaines applications. Si, pour des raisons personnelles, vous avez besoin d’applications qui ne sont pas comprises dans les lots, il est recommandé d’utiliser votre compte privé. Cependant, si vous en avez besoin pour des motifs professionnels, vous pouvez soumettre un ticket à ce sujet depuis le portail des services du CERN.
Il est facile d’obtenir un compte Google dans le nouveau Workspace géré par le CERN, mais la procédure diffère selon que vous utilisez une adresse « @cern.ch » ou « @gmail.com » pour accéder à votre espace Google personnel. Plus précisément :
- Les personnes ayant déjà créé un compte Google avec une adresse du CERN peuvent faire migrer ce compte vers le Workspace Google géré par le CERN.
- Les personnes éligibles qui utilisent une adresse personnelle (généralement « @gmail.com ») pour leur travail au CERN ou qui ne possèdent pas encore de compte Google peuvent créer un compte administré par le CERN depuis le portail Workspace du CERN. Votre compte personnel et le nouveau compte professionnel resteront entièrement distincts, si bien que vous pourriez avoir besoin de transférer des documents de l’un à l’autre.
Pour en savoir plus sur les différences entre comptes Google administrés et non-administrés, rendez-vous sur le glossaire en ligne (en anglais).